Kuyumcu Programı Nasıl Seçilir? 11 Kriterlik Rehber

Kuyumcu programı seçerken bakılması gereken ilk şey ekranın görünüşü değil, programın kuyumculuğa özgü hesapları doğru yapıp yapmadığıdır: has gram, milyem ve ayar hesabı, eski altın alıp yeni takı sattığınız karma işlem, TL, döviz ve has bakiyenin ayrı tutulduğu cari. Bunlara banka entegrasyonu, kuyuma özel e-fatura, MASAK süreci, RFID, mobil erişim, çoklu şube ve veri aktarımı eklenir. Bu yazıda her kriteri tek tek açıklıyor, sonunda da hangi işletmenin hangi paketle başlaması gerektiğini dürüstçe özetliyoruz.

1. Has gram, milyem ve ayar hesabı

Genel amaçlı bir stok programı ürünü adet ve fiyatla takip eder. Kuyumcuda ise aynı ağırlıktaki iki ürünün değeri ayarına göre değişir ve hesabın temeli has gramdır. İyi bir kuyumcu yazılımı stok kartında ayar, gram ve milyemi ayrı alanlar olarak tutmalı, satış anında has karşılığını ve işçiliği otomatik hesaplamalıdır.

Deneme sırasında kendinize şunu sorun: Tezgâhta bir satışı yaparken hesap makinesine ihtiyaç duyuyor musunuz? Duyuyorsanız program sizin yerinize düşünmüyor demektir. Elle yapılan her ara hesap, gün sonunda kasa farkı olarak geri döner.

2. Karma işlem: eski altın ver, yeni takı al

Kuyumcunun en sık yaptığı işlemlerden biri, müşterinin getirdiği eski altını alıp karşılığında yeni takı satmaktır. Çoğu zaman üstüne nakit, kart ya da havale ile fark ödenir. Bu işlemi alış ve satış olarak iki ayrı fişe bölen programlarda hem kayıt uzar hem de iki fiş arasındaki bağ kaybolur.

Aranacak özellik, alış ve satışın tek işlem grubunda yürütülmesidir. Buna ek olarak bölünmüş ödeme (farkın bir kısmı nakit, bir kısmı kart gibi) ve çoklu döviz desteği de tezgâhta işinizi kolaylaştırır.

3. Cari hesap: TL, döviz ve has ayrı ayrı

Kuyumcunun müşteri ve tedarikçi hesapları tek para biriminde yürümez. Toptancıya has borcunuz, bir müşteriden dolar alacağınız ve aynı kişiyle TL hesabınız aynı anda olabilir. Bunları tek bir TL bakiyesine çevirip tutan bir program, kurlar ve altın fiyatı değiştikçe gerçeği yansıtmayan rakamlar gösterir.

Doğru yapı, cari hesapta TL, döviz ve has bakiyenin ayrı ayrı izlenmesidir. Kasa, ödeme araçları ve POS komisyonunun da aynı finans yapısı içinde takip edilmesi, gün sonu mutabakatını kolaylaştırır.

4. Banka entegrasyonu

Havaleyle çalışan her kuyumcu, banka ekstresini indirip hangi paranın kimden geldiğini eşleştirmenin ne kadar zaman aldığını bilir. Seçeceğiniz programda banka hareketlerinin otomatik olarak sisteme akması ve gelen havalenin doğru cariye eşleşmesi gerekir. Eşleşmeyen hareketlerin kaybolmayıp ayrı bir listede beklemesi de önemli bir ayrıntıdır.

5. Kuyuma özel e-fatura

Kuyumcunun faturası diğer sektörlerden farklıdır. Özel matrah ve istisna faturası gibi kuyum mevzuatına özgü fatura türlerini, milyem ve işçilik bazlı hesapla otomatik hazırlayamayan bir program, faturayı elle düzeltmenizi gerektirir. Havaleden doğrudan fatura kesebilmek de ayrıca zaman kazandırır. Mevzuatın ayrıntıları değişebileceği için güncel uygulamayı mali müşavirinizle doğrulamanızı öneririz.

Bir not: e-fatura kontör bedelleri genellikle entegratöre ödenir. Teklif alırken kontörün fiyata dahil olup olmadığını sorun.

6. MASAK süreci

Belirli tutarı aşan işlemlerde kimlik tespiti, yaptırım listesi sorgulaması ve müşteri tanı formu gibi adımlar kuyumcunun günlük işinin parçasıdır. Bu adımlar programın dışında, kâğıt üzerinde ya da ayrı bir ekranda yürüdüğünde unutulma riski artar. Programın eşiği aşan işlemi fark edip sizi bu adımlara yönlendirmesi büyük kolaylıktır. Konunun ayrıntıları için kuyumcular için MASAK uyumunu anlattığımız yazımıza da göz atabilirsiniz.

7. RFID ve barkod desteği

Her ürünün barkod ya da RFID etiketiyle tekilleşmesi, doğru stok takibinin temelidir. RFID desteği olan bir program, vitrin sayımını el terminaliyle dakikalara indirir ve fark raporunu otomatik çıkarır. Bugün RFID'ye geçmeyi düşünmüyor olsanız bile, programın ileride bu geçişe izin verip vermediğini sorgulayın; aksi hâlde birkaç yıl sonra program değiştirmek zorunda kalabilirsiniz. RFID donanımı hakkında bilgi için RFID Başlangıç Seti sayfasına bakabilirsiniz.

8. Mobil erişim

Mağazada olmadığınız saatlerde satışı, stoğu ve tahsilatı görebilmek, özellikle işletme sahibi için önemlidir. Programın iOS ve Android uygulamasının olup olmadığını, varsa lisansa dahil mi yoksa ayrı mı ücretlendirildiğini sorun.

9. Çoklu şube ve imalat

Tek mağazada çalışırken önemsiz görünen konular ikinci şubeyle birlikte ağırlaşır: Hangi şubede ne kaldı, hangi mal yolda, şubeler birbirine ne borçlu? Çok şubeli işletme için şubeler arası transfer, kabul akışı, yoldaki malın ayrı durumda tutulması ve şube mutabakatı gerekir. İmalat yapıyorsanız iş emri ve üretim takibi de kriter listenize girer.

10. Veri aktarımı, kurulum ve eğitim

Yeni programa geçişin en çok korkulan kısmı eski verilerin taşınmasıdır. Stok, cari ve bakiye verisinin aktarımının fiyata dahil olup olmadığını, sürenin neye göre değiştiğini ve kullanıcı eğitiminin verilip verilmediğini baştan netleştirin.

11. Kullanıcı ve şube başına ücret

Lisans fiyatı tek başına toplam maliyeti göstermez. Bazı yazılımlarda kullanıcı ya da şube başına ek ücret uygulanabilir; personel sayınız ya da şube sayınız arttıkça maliyet de büyür. Ayrıca yıllık bakım bedelinin ne kadar olduğunu ve neyi kapsadığını (güncellemeler, destek hattı, altyapı) sorun.

Kriter kontrol tablosu

Aşağıdaki tabloyu demo sırasında bir kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz. Sağ sütunda Terminal paketlerinde bu kriterin nasıl karşılandığını belirttik.

Kriter	Demo sırasında sorun	Terminal paketlerinde
Has gram / milyem / ayar	Satışta hesap otomatik mi?	Stok kartında ayar, gram, milyem; has ve işçilik otomatik
Karma işlem	Eski altın + yeni takı tek işlemde mi?	Tek işlem grubunda, bölünmüş ödeme ve çoklu döviz ile
Cari	TL, döviz, has ayrı mı?	Üçü ayrı izlenir
Banka	Havale cariye kendiliğinden eşleşiyor mu?	Canlı entegrasyon ve otomatik cari eşleştirme
e-Fatura	Özel matrah / istisna destekleniyor mu?	Kuyum mevzuatına uygun özel matrah ve istisna faturası
MASAK	Kimlik tespiti ve liste sorgusu sistemde mi?	Kimlik tespiti, yaptırım listesi sorgusu, müşteri tanı formu
RFID	Sayım oturumu ve fark raporu var mı?	Barkod + RFID, sayım oturumu
Mobil	Uygulama dahil mi?	iOS + Android dahil (Gold ve üstü)
Kullanıcı / şube ücreti	Kişi veya şube başına ek ücret var mı?	Kullanıcı başına ve şube başına ek ücret yok
Veri aktarımı	Eski veriler taşınıyor mu?	Stok, cari ve bakiye aktarımı Gold fiyatına dahil

Hangi paketle başlamalısınız?

Kriterleri netleştirdikten sonra karar, işletmenizin bugünkü yapısına göre verilir. Paketler birbirinin üzerine kurulur: Diamond, Gold'daki her şeyi; e-Gold ise Diamond'daki her şeyi içerir. Fiyatlar yazım tarihindeki liste fiyatlarıdır ve değişebilir.

Durumunuz	Önerilen paket	Fiyat
Mevcut programımdan memnunum; sancım fatura, banka ve MASAK	Terminal Fatura	900 USD + KDV / yıllık abonelik
Tek mağazam var, her şeyi tek programda istiyorum	Terminal Gold	4.000 USD + KDV / tek seferlik lisans
Birden fazla şubem var veya imalat yapıyorum	Terminal Diamond	6.000 USD + KDV / tek seferlik lisans
Mağaza stoğumu internete açmak istiyorum	Terminal e-Gold	9.000 USD + KDV / tek seferlik lisans

Tek mağaza: Terminal Gold hızlı satış, stok, cari, kasa, banka, e-fatura, MASAK, yazarkasa entegrasyonu, RFID ve mobil uygulamayı tek pakette sunar. Tamir/atölye, konsinye, emanet ve zimmet takibi de içindedir. Kurulum, veri aktarımı ve eğitim fiyata dahildir. Lisans tek seferliktir; yıllık bakım bedeli ayrıca fiyatlanır.

Çok şube veya imalat: Terminal Diamond şubeler arası transfer ve kabul akışı, şube mutabakatı, şube bazlı cari ve yetki, iş emri ve üretim takibi ile bilanço, patron ekranı, prim analizi ve zararına satışlar gibi yönetim raporlarını ekler. Dürüst olmak gerekirse üretim modülü iş emri ve üretim takibi düzeyindedir; reçete bazlı ileri üretim planlaması henüz yol haritasındadır. İmalat ağırlıklı bir işletmeyseniz ihtiyacınızı önceden birlikte değerlendirmek doğru olur.

Sadece fatura, banka ve MASAK: Her kuyumcu mağaza yazılımını bir günde değiştiremez. Terminal Fatura mevcut programınızın yanında bulutta çalışır ve bu üç işi devralır. Stok ve satış modülleri içermez; ileride Gold'a geçmek isterseniz verileriniz zaten aynı altyapıda olduğu için veri taşıma gerekmez.

İnternete açılmak: Terminal e-Gold kendi online mağazanızı, bayiler için B2B toptan platformunu ve pazaryeri entegrasyonunu mağazayla aynı stok üzerinde çalıştırır. İnternet satışı planınız yoksa bu pakete ihtiyacınız yoktur.

Paketlerin ayrıntılı karşılaştırmasını ürünün kendi sitesinde, terminal.gold üzerinde de bulabilirsiniz.