Kuyumcuda e-Fatura ve Banka Eşleştirme

Kuyumcuların önemli bir kısmı yıllardır kullandığı mağaza programından memnundur ama e-fatura kesmek, banka ekstrelerini cariye işlemek ve MASAK kontrollerini takip etmek her gün zaman alır. Mevcut programı değiştirmeden bu üç işi düzene sokmak mümkün: Terminal Fatura, kuyum sektörüne özgü e-faturayı keser, banka hareketlerini otomatik indirip gelen havaleyi doğru cariye eşleştirir ve MASAK kontrollerini aynı sistemde yürütür. Bu yazıda bu işlevlerin tezgâhta ne anlama geldiğini, hangi durumda Terminal Fatura'nın yeteceğini ve ne zaman tam mağaza yazılımına geçmenin mantıklı olduğunu anlatıyoruz.

Kuvve Teknoloji olarak 2014'ten beri İstanbul Kartal'dan işletmelere yazılım ve altyapı hizmeti veriyoruz; Terminal ürün ailesi de kuyumcular için geliştirdiğimiz yazılımlardır. Yazıdaki fiyatlar USD + KDV olarak verilmiştir, yazım tarihi itibarıyla geçerlidir ve zamanla değişebilir.

Sorun program değil, programın dışında kalan işler

Bir kuyumcu mağaza yazılımını bir günde değiştiremez. Stok kayıtları, cari bakiyeler, personelin alıştığı ekranlar ve yıllardır biriken geçmiş, geçiş kararını ertelemek için yeterli sebeplerdir. Ama günlük hayatta sancı çoğu zaman satış ekranında değil, onun çevresinde yaşanır:

• Satıştan sonra e-faturayı ayrı bir portalda, elle hazırlamak,
• Gün sonunda ya da hafta sonunda banka ekstresini indirip havaleleri tek tek hangi müşteriye ait olduğuna bakarak işlemek,
• Kime ait olduğu anlaşılamayan havalelerin bir kenarda unutulması,
• MASAK kapsamındaki işlemlerde kimlik tespiti ve liste sorgusunun kâğıt üzerinde ya da hafızaya dayalı yürümesi.

Terminal Fatura tam olarak bu boşluk için tasarlandı: Mevcut programınız çalışmaya devam ederken fatura, banka ve MASAK tarafını devralır. Bulut üzerinde çalıştığı için kurulum gerektirmez, mevcut programınızın yanında kullanılır.

Kuyuma özel e-fatura

Kuyum sektöründe kesilen faturalar sıradan bir perakende faturasından farklıdır. Terminal Fatura, kuyum mevzuatına uygun özel matrah ve istisna faturası keser. Bunlar kuyum sektörüne özgü fatura türleridir; hangi işlemde hangi türün kullanılacağı ve vergisel sonuçları işletmenizin durumuna göre değişebileceği için uygulamayı mali müşavirinizle doğrulamanızı öneririz. Mevzuat değişebileceğinden kurulum sırasında güncel durumu birlikte kontrol etmek sağlıklı olur.

Tezgâh açısından önemli olan kısım, faturanın milyem ve işçilik bazlı olarak otomatik hazırlanmasıdır. Milyem, ürünün saflık oranını binde cinsinden ifade eden değerdir; işçilik ise ürünün yapımına ait bedeldir. Bu iki bilginin her faturada elle hesaplanıp yazılması hem zaman alır hem de hata riski taşır. Sistemin bu kalemleri otomatik hazırlaması, fatura ile satış arasındaki tutarsızlıkları azaltır.

Bir not: e-fatura kontör bedelleri entegratöre ödenir ve abonelik fiyatına dahil değildir. Kontör kullanımınızı sistem içinden takip edebilirsiniz.

Banka eşleştirme: ekstre indirmeden cari takibi

Terminal Fatura çoklu banka hareketini izler. Bağladığınız banka hesaplarının hareketleri her dakika sisteme iner; ekstre indirip içe aktarma adımı ortadan kalkar. Asıl kazanç bundan sonraki adımdadır:

1. Otomatik eşleşme: Gelen havale, akıllı cari eşleştirme ile doğru cari hesaba bağlanır.
2. Eşleşmeyenler kaybolmaz: Sistemin bir cariye bağlayamadığı hareketler ayrı bir deftere düşer. Böylece "bu para kimden geldi" sorusu bir kenarda unutulmaz; defterde bekleyen kayıtları düzenli aralıklarla gözden geçirip elle eşleştirirsiniz.
3. Havaleden faturaya: Eşleşen bir havaleden tek tıkla e-fatura kesilebilir. Ödeme ile fatura aynı kayıt zincirinde durur.

Pratikte bu, gün sonunda "hangi havale kime ait" diye yapılan mutabakatın büyük kısmının gün içinde kendiliğinden tamamlanması demektir. Birden fazla bankayla çalışan işletmelerde fark daha belirgin hissedilir, çünkü her bankanın ekstresini ayrı ayrı indirme ve karşılaştırma işi ortadan kalkar.

MASAK kontrolleri sistemin içinde

Terminal Fatura, MASAK tarafında kimlik tespiti, yaptırım listesi sorgulaması ve müşteri tanı formunu aynı sistemde yürütür. Ürün kaynağımızda belirtilen işleyişe göre, yazım tarihi itibarıyla 185.000 TL eşiğini aşan işlemlerde kimlik tespiti ve yaptırım listesi sorgulaması otomatik olarak devreye girer. Eşik tutarları ve yükümlülükler mevzuatla değişebildiği için güncel düzenlemeyi ve kendi yükümlülüklerinizi mali müşavirinizle ya da ilgili kurumun güncel duyurularıyla kontrol etmenizi öneririz.

Fatura, banka hareketi ve kimlik kaydının aynı yerde durması, bir işlemin geriye dönük izlenmesini kolaylaştırır: Müşteri kaydına, paranın geldiği banka hareketine ve kesilen faturaya ayrı klasörlerden değil tek ekrandan ulaşırsınız. Konunun uyum tarafını daha ayrıntılı ele aldığımız kuyumcular için MASAK uyumu yazımıza da göz atabilirsiniz.

Terminal Fatura'da neler var?

• e-Fatura: Özel matrah ve istisna faturası, kuyum mevzuatına uygun; milyem ve işçilik bazlı otomatik hazırlama.
• Banka: Çoklu banka hareketi izleme ve akıllı cari eşleştirme; eşleşmeyenler için ayrı defter.
• Havale: Havaleden tek tıkla e-fatura.
• MASAK: Kimlik tespiti, yaptırım listesi sorgulama, müşteri tanı formu.
• Mali: Gider ve gelir takibi, temel mali raporlar.
• Kurulum: Bulut tabanlı; kurulum gerekmez, 1-3 gün içinde devreye alınır.

Fiyatı 900 USD + KDV / yıllık abonelik olarak belirlenmiştir. Yıllık yenilemeli bir aboneliktir; ayrıca lisans bedeli yoktur. Ürünün ayrıntılı tanıtımını terminal.gold üzerindeki Terminal Fatura sayfasında da inceleyebilirsiniz.

Ne zaman Terminal Fatura yeter, ne zaman Terminal Gold'a geçmeli?

Dürüst cevap şu: Terminal Fatura bir mağaza yönetim programı değildir. Stok, tezgâh satışı ya da sayım yapmaz; bu işler mevcut programınızda kalır. Bu yüzden karar, mevcut programınızın bu işleri ne kadar iyi yaptığına bağlıdır.

Konu	Terminal Fatura	Terminal Gold
Model	Yıllık yenilemeli abonelik	Tek seferlik lisans (yıllık bakım ayrıca fiyatlanır)
Fiyat	900 USD + KDV / yıl	4.000 USD + KDV
Mevcut programla ilişkisi	Yanında çalışır, programı değiştirmez	Mağaza yazılımının yerini alır
e-Fatura (özel matrah)	Var	Var
Banka entegrasyonu ve cari eşleştirme	Var	Var
MASAK	Var	Var
Hızlı satış, karma işlem, bölünmüş ödeme	Yok	Var
Stok (has gram, milyem, ayar), barkod ve RFID	Yok	Var
Cari (TL, döviz, has bakiye) ve kasa	Havale-cari eşleştirme	Tam cari ve kasa yönetimi
Tamir/atölye, konsinye, emanet	Yok	Var
Mobil uygulama (iOS ve Android)	—	Dahil

Terminal Fatura yeterliyse

• Mevcut programınızın satış, stok ve cari tarafından memnunsanız,
• Asıl zaman kaybınız e-fatura, banka ekstresi ve MASAK kontrollerindeyse,
• Bu yıl büyük bir yazılım geçişine ayıracak zamanınız ya da bütçeniz yoksa.

Terminal Gold'a geçmeyi düşünmeniz gerekiyorsa

• Stok sayımı uzun sürüyor ve RFID ile etiket bazlı sayıma geçmek istiyorsanız,
• Has gram ve işçilik hesabını tezgâhta elle yapıyorsanız,
• Mevcut programınız karma işlemi (müşterinin eski altın verip yeni takı alması) tek işlemde yürütemiyorsa,
• Mağazada değilken satışı ve tahsilatı mobilden görmek istiyorsanız.

Bu durumlarda Terminal Gold daha doğru bir yatırımdır. Kurulum, mevcut stok verinizin aktarımı ve kullanıcı eğitimi fiyata dahildir; e-fatura, MASAK ve banka entegrasyonu paketin içinde gelir. Birden fazla şubeniz varsa ya da imalat yapıyorsanız şube transferi, şube mutabakatı ve iş emri takibi sunan Terminal Diamond (6.000 USD + KDV) daha uygun olacaktır. Program seçiminde hangi kriterlere bakmanız gerektiğini kuyumcu programı nasıl seçilir yazımızda ayrıca ele aldık.

Önce Fatura, sonra Gold: veri taşımadan yükseltme

İki ürün arasındaki geçiş tek yönlü bir kapı değildir. Terminal Fatura, Terminal Gold ile aynı altyapı üzerinde çalışır. Bugün yalnızca fatura ve banka tarafını devrederek başlayıp ileride tam mağaza yönetimine geçmek isterseniz verileriniz zaten Terminal Gold altyapısında olur; paketi yükselttiğinizde stok, satış ve tamir modülleri açılır, veri taşıma gerekmez.

Bu yaklaşım özellikle geçiş kararını erteleyen işletmeler için makuldür: Önce en çok zaman alan üç işi düzene sokarsınız, sistemi ekibinizle birlikte tanırsınız ve mağaza yazılımı kararını acele etmeden verirsiniz. Tüm kuyumculuk ürünlerimizi kuyumculuk ürünleri sayfamızda bir arada görebilirsiniz.